Informationen zur Datenverarbeitung
Hiermit möchten wir unsere Mitarbeiter über unseren Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses informieren.
Während der Zeit Ihrer Beschäftigung werden Ihre personenbezogenen Daten hauptsächlich zur Durchführung und/oder zur Beendigung des Vertragsverhältnisses inkl. der mit der jeweiligen Tätigkeit verbundenen Aufgaben verarbeitet. Weitere Zwecke können in der Verarbeitung zu Zwecken der Befolgung von Rechtsvorschriften (inkl. Auskunftsansprüchen Dritter) liegen oder in Maßnahmen zur Unternehmensentwicklung oder -kommunikation.
Im Rahmen Ihres Arbeitsverhältnisses verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:
- Bewerberdaten; Name Geburtsdatum, Lebenslauf, Staatsangehörigkeit/Arbeitserlaubnis, etc. für das Auswahl-, Einstellungsverfahren, Ein- und Austrittsmanagement;
- private Kontaktdaten; Adresse, Telefonnummer, Email;
- dienstliche Kontaktdaten; z.B. Telefonnummern, Email, Arbeitsort, Stellenbezeichnung;
- Bilddaten; Foto zur Identifikation und Aufnahmen im Rahmen betrieblicher Anlässe;
- Identifikations-/Zahlungsdaten; Personalausweisdaten bzw. Arbeitserlaubnis zur Identifikation und Feststellung der Legitimität der Beschäftigung, Geburtsort, Familienstand, Elterneigenschaft, Steueridentifikationsnummer, Krankenkassenmitgliedschaft, Lohnsteuerklasse, Freibeträge, Konfessionszugehörigkeit für Kirchensteuer, Kontonummer, etwaige Lohnpfändungen (zum Zwecke der Entgeltabrechnung und Erfüllung sozialversicherungsrechtliche, steuerrechtliche u.a. rechtliche Verpflichtungen);
- Gesundheitsdaten; z.B. im Rahmen der Gehaltsabrechnung, zur Abrechnung mit Krankenkassen bzw. Berufsgenossenschaften oder im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen als Arbeitgeber wie z.B. dem betrieblichen Eingliederungsmanagement oder der Pflichterfüllung im Schwerbehindertenschutz oder im Rahmen der betrieblichen Selbstkontrolle wie dem Arbeitsschutz oder betriebsärztliche Untersuchungen;
- Zeiterfassungs- und Zutrittsdaten; Urlaubszeiten, Arbeitszeitkonten, ggf. Schichtpläne, Schließzeiten bzw. Zutrittsprotokolle, etc.;
- Daten zur Eignung und zur Leistungs-/Verhaltenskontrolle: Daten zum Zwecke der Messung der Zielerreichung, z.B. für variablen Vergütungsanteil, Daten zu Verstößen gegen Regelungen des Straßenverkehrs („Knöllchen“);
- sonstige Daten in der Personalverwaltung: Nebenbeschäftigungen, Daten im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsvorsorge und des betrieblichen Gesundheitsmanagements, des Arbeitsschutzes, etwaiger Grad einer Schwerbehinderung, Führerscheininhaberschaft, etwaige Mitarbeiterbefragungen, Daten im Rahmen des Vorschlagsmanagements, von Mitarbeitererfindungen
An folgende Empfänger übersenden wir Ihre personenbezogenen Daten z.B. um gesetzlichen Verpflichtungen oder Verpflichtungen aus dem Arbeitsverhältnis nachzukommen:
- Bankdienstleister, Finanzdienstleister, ggf. Dienstleister zur Berechnung der Pensionsrückstellungen,
- Der Betriebsrat im Rahmen seiner Befugnisse und gesetzlichen Aufgaben
- Dienstleister zur Abrechnung der Arbeitsentgelte (Steuerberater), Wirtschaftsprüfer, Dienstleistungsunternehmen für Informations- und Kommunikationstechnik, Unternehmen für Software- und Gerätewartung, Dienstleister nur Neustrukturierung im Personalbereich,
- Kranken-, Sozial-, Renten- und Unfall-Versicherungsträger sowie sonstige Versicherungsunternehmen und Träger vermögenswirksamer Leistungen,
- Behörden wie z.B. Finanzbehörden, Sozialkassen, Arbeitsagenturen, ggf. Sicherheits-, Gesundheits-, Straßenverkehrs- bzw. diesbezügliche Bußgeldstellen, Zollbehörden bzw. Überwachungsstellen für Schwarzarbeit und Mindestlohn; sonstige Behörden,
- Betriebsärztlicher Dienst,
- Gesellschaftsrechtlich verbundene Unternehmen (Konzernunternehmen) als gemeinsame Verantwortliche: die wesentlichen Inhalte der Regelung der Aufgaben in Bezug auf die Rechte Betroffener können unter angegebener Kontaktadresse erfragt werden, nach Art. 26 Abs. 3 DSGVO können diese Rechte jedoch von Betroffenen bei allen involvierten Unternehmen eingefordert werden,
- Drittschuldner im Falle der Lohnpfändung, Insolvenzverwalter im Falle der Privatinsolvenz
- Geschäftspartner und Kunden (dienstliche Kontaktdaten), Leiharbeitsfirmen
Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten halten wir uns selbstverständlich an geltendes Recht. Eine Verarbeitung erfolgt daher nur auf einer Rechtsgrundlage. Folgende Rechtsgrundlagen kommen insbesondere im Arbeitsverhältnis in Betracht:
- § 26 BDSG (Fassung ab 25.05.2018) soweit erforderlich zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Aufklärung eines konkreten Verdachts auf Straftaten
- Art. 6 Abs. 1 lit. a) auf Basis einer Einwilligung von Ihnen, wobei für einen Vertragsabschluss oder die Fortführung eines bestehenden Vertrages grundsätzlich keine erforderlich ist,
- Art. 6 Abs. 1 lit.b) zur Begründung, der Durchführung und der Beendigung eines Vertragsverhältnisses,
- Art. 6 Abs. 1 lit.c) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung,
- Art. 6 Abs. 1 lit. f) zur Wahrung eines berechtigten Interesses
- Art. 88 DSGVO auf Basis von Kollektivvereinbarungen (Betriebsvereinbarungen)
- Art. 88 DSGVO auf Basis von Kollektivvereinbarungen (Betriebsvereinbarungen) hinsichtlich der in den Betriebsvereinbarungen geregelten Verarbeitungen.
Wenn wir ihre Daten im Rahmen unseres berechtigten Interesses verarbeiten liegt dieses z.B. in:
- der Durchführung elektronischer Zugangskontrollen,
- der Optimierung der Personalplanung,
- die Erzielung von Effizienz-Gewinnen durch Bündelung von Leistungen in einzelnen Konzern-Gesellschaften (insbesondere Personal, IT, Beschaffung)
- der Sicherstellung der Compliance mit Sicherheitsvorschriften, Auflagen, Industrie-Standards und vertraglichen Verpflichtungen,
- der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche, inkl. Daten zur Dokumentation von Leistungsströmen
- der Vermeidung einer Schädigung und/oder Haftung des Unternehmens durch entsprechende Maßnahmen.
- der Durchführung betriebsinterner Informations- und Kommunikationsmaßnahmen.
- der Berichterstattung über Unternehmensinformationen.
Wir verwenden die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten nicht, um Sie betreffende automatisierte Entscheidungen zu treffen.
Gegen eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines berechtigten Interesses steht Ihnen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingenden schutzwürdigen Gründe unsererseits nachweisen die Ihre Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Über das ELSTAM-Verfahren erheben wir Daten zur Lohnabrechnung, welche uns die Finanzverwaltung zur korrekten Abrechnung zur Verfügung stellt.
Dies betrifft insbesondere die unten genannten Daten zur Lohnabrechnung.
Seit Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sind wir verpflichtet, auf Grundlage einer Krankmeldung Ihrerseits die AU-Daten (d.h. Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit, sowie den Zeitpunkt der Beendigung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) von Ihrer Krankenversicherung abrufen.
Hinweis: Die übergreifenden Angaben sind auf unserer Datenschutz-Hauptseite zu finden.
Einzelne der vorgenannten Prozesse oder Serviceleistungen werden durch sorgfältig ausgewählte und beauftragte Dienstleister ausgeführt. Diese können auch Teil der Unternehmensgruppe innerhalb oder außerhalb der EU sein. An weisungsgebundene Dienstleister übermitteln wir personenbezogene Daten einzig auf Grundlage eines Verarbeitungsvertrags.
Manche Daten im Rahmen des Personalmanagements werden an unsere Mutterfirma, die Reynolds Inc., sowie der von ihre beauftragten CSI International Inc. und der Reynolds Services Inc. in den USA übertragen. Die Übermittlung erfolgt auf Basis eines berechtigten Interesses mit den o.a. Gründen. Diese Empfänger haben sich vertraglich zu entsprechenden Garantien für die Sicherheit Ihrer Daten verpflichtet. Eine Kopie dieses Vertrages können Sie in der Personal-Abteilung einsehen oder erhalten.
Nach der Erreichung des jeweiligen Zweckes werden Ihre Daten unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, i.d.R. 6 oder 10 Jahre, bei verschiedenen Datenkategorien wie beruflicher Altersvorsorge 30 Jahren und länger, gelöscht.